Автоматизация ресторанов (кафе, баров)

Со стороны может показаться, что ресторан – это очень просто: вы приходите в уютный зал, садитесь за столик, и гостеприимные официанты приносят вам мастерски приготовленные и красиво оформленные блюда. На деле ресторан – это очень сложно: необходимо создать оригинальную концепцию, тщательно подобрать персонал, сформировать достойное меню, привлечь и удержать гостей, навести порядок на складе, построить отношения с поставщиками, продумать финансовую политику, ежедневно бороться со злоупотреблениями...

Чтобы гости всегда чувствовали себя в ресторане комфортно, недостаточно одного лишь стильного дизайна зала, или радушных официантов, или опытного повара. Необходимо учесть все детали и построить гармоничную систему управления бизнесом, позволяющую осуществлять контроль над заведением и планировать его развитие. Решение для автоматизации ресторанов R-keeper от компании UCS станет вашим надежным партнером, управляя вместе с вами финансовыми, материальными и человеческими ресурсами ресторана, воспитывая ваш персонал, заботясь о ваших гостях.

Автоматизация гостиниц (отелей, пансионатов, домов отдыха)

Круглый год администрация больших гостиниц и мини-отелей сталкивается с большим количеством проблем:

• Непрозрачность документооборота, счетов, денег
• Отсутствие актуальной четкой информации о состоянии деятельности гостиницы на определенный момент
• Злоупотребление со стороны персонала (заселение без чеков)
• Длительное время обслуживания клиентов
• Отсутствие базы постоянных клиентов

В такой ситуации без помощи систем автоматизации не обойтись. Шагая в ногу со временем, владельцы гостиницы должны понимать, что кроме борьбы с недобросовестностью персонала автоматизация гостиницы обеспечивает клиенту отличный своевременный сервис в любой момент его пребывания и компания получает довольного постояльца сейчас, который будет лоялен и в будущем.

Благодаря автоматизации гостиниц такая проблема как длительное время обслуживания клиентов исчезает сама собой, ведь система автоматизирует службы бронирования и размещения. Автоматизация гостиниц также позволяет осуществлять многофакторный анализ деятельности гостиницы – от отслеживания текущих операций до получения финансовых результатов за весь период ее работы. Магнитная карточка, которую клиент получает при заселении, интегрируется со всеми остальными системами гостиницы: телефонным тарификатором, телевидением и т. д. В целом автоматизация гостиничного бизнеса удобна как для владельцев гостиниц, так и для клиентов. Система автоматизации гостиниц, отелей гарантирует постояльцам отличный своевременный сервис, что наверняка будет ими оценено по достоинству и привлечет в ваш отель еще больше лояльных клиентов.

Программа позволяет вести полный учет всей деятельности компании и формировать отчеты, понятные руководителю. Вся аналитическая информация, формируемая системой, понятна и не требует знаний финансового учета и бухгалтерии. Система «Капитал 2008: Ресторан» имеет функцию создания отчетов в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности для предоставления инвесторам, кредиторам и другим заинтересованным лицам.
Система управленческого учета «Капитал 2008: Ресторан» отображает все хозяйственных операций предприятия.

Операции, которые были занесены в системы оперативного учета (R-Keeper StoreHouse V4, 1С:Бухгалтерия, Клиент-банк и т.п.), импортируются в программу и не требуют повторного ввода. Для остальных операций в программе предусмотрены различные формы ввода, которые позволяют отобразить любую хозяйственную операцию (взаиморасчеты с контрагентами, с сотрудниками, подотчетными лицами и т.п.).
Система управленческого учета поддерживает учет в разных валютах (обменные операции, взаиморасчеты в разных валютах, курсовые разницы, курсовые переоценки, посторенние отчетов в любой валюте).
Бюджетирование в «Капитал 2008: Ресторан» позволяет эффективно решать задачи по финансовому планированию.

Все отчеты в программе доступны в любой момент времени. Они имеют непосредственную связь с первичными документами и бухгалтерскими операциями, что позволяет проследить происхождение любых итоговых сумм.

Информация может быть представлена в произвольном аналитическом разрезе (по подразделениям, предприятиям, территориям, видам деятельности и т.п.) и за произвольный период с отображением временной динамики изменения показателей.

Система UCS TimeKeeper, предназначенная для автоматизации учета и планирования рабочего времени персонала компании. Данная система позволит оптимально использовать рабочее время сотрудников. Программа TimeKeeper взаимосвязана с системой R-Keeper и благодаря этому существенно увеличивается эффективность использования рабочее времени  персонала ресторана и может быть скорректировать график его работы.

Основные функции системы

Операции отдела кадров:

• прием сотрудников
• увольнение сотрудников
• перевод на другую должность или в другой отдел
• повышение (с изменением зарплаты и без) и т.д.
• информация обо всех сотрудниках организации (в том числе и уволенных)

Задание нормативов для каждой категории сотрудников

• минимальная и максимальная продолжительность рабочего дня
• минимальная и максимальная продолжительность рабочей недели
• количество рабочих дней в неделе
• минимальный перерыв между сменами
• время перерывов в зависимости от продолжительности рабочего дня
• режимы регистрации в случае опозданий, выходов ранее графика, выходов вне графика и т.д.

Составление графиков работы персонала

• создание образцов графиков
• определение графика работы для конкретной категории сотрудников, должности, смены
• составление индивидуальных графиков для каждого сотрудника
• построение сводных графиков работы всего подразделения
• сравнение построенных графиков с мастер-графиком (графиком потребностей ресторана в персонале)

Ведение учета отработанного рабочего времени

• приход и уход сотрудников отмечается в системе путем регистрации карты персонала на любой станции (кассе, станции официанта) или на отдельно стоящем устройстве для считывания магнитных карт
• возможно наложение ограничений на регистрацию в соответствии с графиком (например, приход можно отметить не более чем на 5 минут раньше графика и т.д.)
• построение сводного табеля сотрудников на основе данных о фактически отработанном времени (сводный табель - это план-сетка с отметками о реально отработанном времени и отклонении от заданных для этой должности нормативов: продолжительности рабочего дня (с учетом и без учета перерывов), времени между сменами и т.д.)
• построение индивидуального табеля сотрудника
• возможность вручную указать для каждого сотрудника время прихода и время ухода через окно отметок (информация об этих изменениях остается в отчетах)
• возможность создавать комментарии к табелю сотрудников (например "был отправлен менеджером за зубочистками")

Построение мастер-графиков

• Создание образцов мастер-графиков. В мастер-графике задается потребность ресторана в сотрудниках конкретной должности или группы в определенные часы
• Составление мастер-графиков (графиков потребностей) на определенный период
• Возможность автоматического построения мастер-графиков на основе данных POS системы
• Возможность определения исключений из автоматически построенных мастер-графиков

Построение отчетов

• отчет по графикам - позволяет сделать анализ времи работы сотрудников за период (при необходимости с разбивкой по дням) на основании составленного сводного графика сотрудников (в том числе и уволенных)
• отчет по отработанному времени - дает информацию о фактически отработанных часах сотрудников предприятия и используется для расчета им зарплаты 
• сравнение графика с табелем - позволяет сравнить график сотрудника, по которому он должен работать в фактически отработанным временем, то есть отражает переработки или недоработки
• отклонение от графиков - показывает все отклонения от запланированных графиков, в том числе невыходы на работу, опоздания, выходы ранее графика, выходы вне графика и т.д.

В наши дни стремительно растёт популярность по доставке готовых продуктов питания. Эти услуги предоставляются предприятиями общественного питания. И чем стремительнее растет спрос, тем очевидней становиться вопрос об автоматизации службы доставки блюд (от приёма заказа и до его вручения клиенту). Компания USC внесла свой вклад в данной направлении и разработала систему по доставке готовой продукции – Delivery. Программа Delivery является неотъемлемой частью системы R-Keeper. Основные справочники которые используются в приложении Delivery, создаются в редакторе R-Keeper (меню, список персонала, средства оплаты и другие). Вся информация по реализации блюд через доставку попадает в отчеты R-Keeper. 

Система Delivery состоит из следующих модулей: 

• Менеджера;
• Оператора;
• Диспетчера:
• Экспедитора.

При первоначальном приеме заказа в систему вводятся подробные анкетные данные клиента (по желанию он может остаться анонимным). В дальнейшем эти данные используются для быстрого поиска клиента в базе данных, а также для построения отчетов, статистики.
Система рассчитывает время доставки заказа клиенту путем сложения суммарной длительности приготовления блюд и автоматически рассчитываемого времени в пути до указанного клиентом адреса.
С помощью встроенной карты города оператор находит наиболее выгодный маршрут доставки заказа клиенту.
 В системе предусмотрены различные типы оплаты.  Более привлекательной систему делает возможность назначения скидок и бонусов. 

Удобный графический интерфейс позволяет легко отслеживать заказы, готовые к отправке. Для доставки заказа диспетчер назначает экспедитора и, если необходимо, печатает накладную.
Использование принтера наклеек позволяет распечатать этикетки с информацией о заказе.
В функции диспетчера входит назначение экспедитора, печать накладных, фиксирование времени приезда экспедитора, отметка о выполнение заказа, регистрация отказов клиентов.

В системе предусмотрены все необходимые отчеты, позволяющие руководителю контролировать и планировать деятельность предприятия и службы доставки.

• Отчет по реализации с наряд-заказов;
• Общий отчет по работе экспедиторов:
• По времени работы экспедиторов;
• Суммы заказов по клиентам.

Новая разработка от UCS - система Shelter. Она в корне отличается от других программных продуктов фирмы, так как здесь автоматизированы такие процессы как поселение, выселение, бронирование, работа со счетами гостей и другое. Все программы связаны между собой, это значит, что передача данных производится автоматически. Таким образом, устанавливая в барах и ресторанах гостиниц UCS R-Keeper систему, систему автоматизации гостиниц UCS Shelter, складскую систему UCS StoreHouse, Вы производите комплексную автоматизацию гостиницы.

Краткое описание возможностей системы UCS Shelter

Крупные задачи, решаемые системой:

• автоматизация служб размещения и бронирования;

• поддержка единой системы безналичных платежей для клиентов и гостей;

• управление внутренними ресурсами гостиниц;

• многофакторный анализ деятельности гостиниц;

• ведение базы данных гостей;

• автоматизация текущей деятельности гостиниц;

• взаимодействие с другими системами.

В функции UCS Shelter так же входит поддержка иерархических счетов (или «фолио») с возможностью задать ограничения на трансферты и на транзакции, с зачислением сумм по факту оказания услуги или автоматически. Кроме того, предусмотрены продажа услуг комбинированными пакетами с возможностью многоуровневого перерасчета фактической стоимости, тарифы/тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое и специальное резервирование, по номеру или по типу номера. В счёт гостя автоматически вносится информация о просмотре телевидения, совершенных звонках и счетах ресторана.

Система UCS Shelter представляет собой набор модулей и ядро, обеспечивающего их интеграцию и разграничение полномочий пользователей. Такая реализация системы позволяет собирать автоматизированные рабочие места с требуемой функциональностью, а так же без перекомпиляции системы расширять и заменять различные функции.

Рабочими местами могут быть, например:

 Портье

• информация о планируемых выездах и заездах гостей;

• информация о наличии свободных мест в гостинице;

• информация о счетах гостей;

• ввод данных о заездах (check-out, check-in);

• размещение гостей;

• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из одного номера в другой);

• резервирование (служебное  или индивидуальное);

• информация о загрузке и количестве брони на указанный период;

• информация о типе и количестве заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;

• информация о внесении депозитов за бронь;

• работа со счетами гостей;

• внесение на счета гостей информации об оказанных услугах и соответствующих платежах;

• печать и выставление счетов клиентам;

• печать дневных отчетов;

• информация обо всех платежах и услугах;

• создание мастер-фолио;

• возможность ведения истории болезни гостя, если система устанавливается в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги;

• возможность ввода услуги страхования гостей (с выдачей страхового полиса);

• доступ к архиву счетов;

• предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля (для иностранных гостей).

Отдел бронирования

• резервирование (индивидуальное, групповое или служебное) по комнате или же по типу комнаты, а также отмена резервирования;

• печать подтверждений по брони;

• анализ ожидаемой и текущей загрузки;

• информация о внесении депозитов за бронь;

• просмотр истории гостя.

Бухгалтерия

• распределение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов;

• анализ расчетов с турагенствами и иными  компаниями;

• выставление клиентам счетов к оплате;

• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы;

• доступ к архиву счетов.

Офис руководителя хозяйственной службы гостиницы (housekeeping)

• управление различными службами сервиса гостиницы;

• контроль состояния номерного фонда;

• информация о санитарном состоянии номеров гостиницы;

• получение отчетов о работе сервисных служб;

• организация «бюро находок»;

• автоматизация управления персоналом (например, службой горничных);

• ведение справочника и индивидуальных особенностей номеров;

• анализ текущего состояния номеров;

• управление статусом номера (например: чистый, грязный, неисправен, вне продажи);

• прочие отметки (смена белья, полотенец, халата, требуемый вид уборки или ремонта ).

Офис программиста

• управление интерфейсом с системой R-Keeper;

• управление интерфейсом с телефонной станцией (ТС);

• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии указанного класса телефонного доступа в номере (если поддерживаться установленной телефонной станцией);

• управление интерфейсом с кабельным/спутниковым телевидением;

• информация о сеансах просмотра платного телевидения;

• поддержка архива произведенных телефонных переговоров;

• настройка прейскурантов на разные внешние линии;

• настройка под требуемую телефонную станцию любой емкости;

• управление телефонной стацией: подключение/отключение телефона при въезде/выезде гостя;

• подготовка для бухгалтерии отчетно-финансовых документов.

Офис финансового директора

• ведение справочников предоставляемых гостиницей услуг;

• определение пакетов услуг гостиницы;

• определение типов, стоимости, а также индивидуальных особенностей номеров;

• определение тарифов и возможность их связи с заданными временными периодами;

• определение типов/категорий гостей;

• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по «фолио»; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям; обороты по операциям с расшифровкой; загруженность номерного фонда за период; список транзакций за любой период; отчет по группам/организациям; отчет по тарифам;

• управление справочником типов номеров;

• управление пакетами услуг и их тарифами;

• изменение расценок на определенные услуги гостиницы;

• получение отчетов всех видов и многое другое.

Касса

• расчет с гостями за предоставленные им услуги по проживанию;

• полный расчет за все услуги, предоставленные гостю за период его проживания в гостинице;

• расчет с гостями за дополнительные услуги;

• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но сторонним клиентам;

• возврат денег;

• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа (чека).

Внедрение программного продукта системы R-Keeper от фирмы UCS – это свершившийся факт для более чем 23 тысяч ресторанов, а также кафе и предприятий быстрого обслуживания (всем известный FastFood) в 21 стране в 150 городах!!!

Сотрудники упомянутых предприятий уже не мыслят свое рабочее место без ресторанной системы R-Keeper, потому как эта система существенно облегчила выполнение их повседневных обязанностей, а также управление рестораном в целом. Для тех еще не использует систему R-Keeper, обратим внимание, что она позволяет решить множество повседневно возникающих проблем, при работе в баре, бистро, кафе и ресторане.

• Система R-Keeper является мощным инструментом всестороннего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, а также отличным помощником владельцу и финансовому менеджменту, для управления ресторанным бизнесом.
• R-Keeper ™ - это высоконадежная система, позволяющая защищать информацию от несанкционированного вмешательства злоумышленников. С первого дня внедрения системы повысится скорость выполнения всех необходимых операций в Вашем ресторане без ущерба для качества их обработки.
• Легкость обучения персонала (подробное руководство и встроенные файлы помощи) позволяет начать использование системы уже спустя короткое время после ее приобретения.

R-Keeper очень многофункциональная система. В нее входит целое семейство программных продуктов, из компонентов которых как из конструктора можно построить систему, способную удовлетворить потребности конкретного ресторана или кафе. Вы лишь выбираете нужные Вам составляющие, а мы их устанавливаем!!!

В минимальной конфигурации, система функционирует даже на одной кассовой машине, максимальное количество терминалов ограничено исключительно техническими характеристиками Вашей компьютерной сети.

Автоматизация склада - система R-Keeper StoreHouse

Созданная компанией "UCS" система автоматизации складского учета R-Keeper StoreHouse, позволяет всецело контролировать процесс управления производством в ресторанах, кафе и бистро.

Совместимость StoreHouse и системы бух. учета "1-С Бухгалтерия" дает возможность пользователю основываясь на документах StoreHouse, автоматически формировать журнал проводок и журнал операций в "1-С Бухгалтерии". Специализированный OLE-сервер обеспечивает "1-С Бухгалтерии" прямой доступ к данным StoreHouse, упрощая, таким образом, взаимодействие данных программ.

Функции системы:

• учет движения товаров (приход, списание, расход, комплектация и другое);
• калькуляция блюд (автоматический расчет себестоимости блюд);
• автоматизированное списание продуктов, а также полуфабрикатов на основании реализации различных блюд с использованием (или без) взаимозаменяемых продуктов;
• инвентаризация с множеством функций, включая инвентаризацию полуфабрикатов;
• ввод и хранение данных обо всех продуктах, которые участвуют в производстве, корреспондентах, единицах измерения, ставках налога с продаж и НДС, валютах, плане счетов и так далее.
• обмен данных с "StoreHouse BackOffice"
• использование функций автоматического поиска, копирования и замены максимально упрощает и ускоряет работу по заполнению словарей и документов системы.

В системе StoreHouse используется принцип расчета себестоимости по методу FIFO, реализующийся путем автоматического пересчета себестоимости в зависимости от документов, имеющихся в системе.

Возможности системы по работе с документами

1. Позволяет создавать и обрабатывать следующие документы:

• приходные накладные,
• расходные накладные,
• сличительные ведомости,
• документы внутренних перемещений,
• документы списания испорченных продуктов,
• документы возврата товара поставщику,
• комплектации,
• декомплектации,
• документы о расходе блюд
• акты переработки,
• счета-фактуры.

2. Документов могут подвергаться или не подвергаться пересчету себестоимости, в зависимости от статуса (активный/неактивный). Статус документа задает пользователь и легко можно изменить.

3. При сохранении активных документов по каждому из продуктов отображается остаток после операции.

4. Продукты в документах могут быть заданы в любых единицах измерения, определенных для этих продуктов.

5. Любые строки документов могут быть скопированы в документы других типов.

6. Данные из ведомости остатков могут быть скопированы в любой из типов документов.

7. При проведении инвентаризации возможно использование весов для определения остатка товара с учетом массы тары (полезно при инвентаризации спиртных напитков)

8. При проведении инвентаризации система выдает информацию о выявленных излишках или недостаче.

9. При создании документов существует возможность использовать сканер для чтения штрих-кодов.

10. Предлагаемые системой выходные формы документов обязательно унифицированы, а также соответствуют государственным стандартам.

Возможности системы по работе с калькуляционными картами

1. Возможность создания и привязка к конкретной дате калькуляционных карт блюд.

2. Формирование калькуляционных и технологических карт, в том числе:

• заполнение калькуляционной карты на любую необходимую норму закладки,
• автоматический расчет себестоимости по выбранному складу,
• автоматический и ручной расчет выхода в готовом виде,
• неограниченная вложенность калькуляционных карт,
• привязка блюда к группе взаимозаменяемых продуктов,
• 3 стадии обработки продукта в технологических картах (вес после холодной и горячей обработки (вес готового продукта), вес брутто)

3. Для каждого продукта/блюда существует возможность просмотра списка калькуляционных карт, включающих данный продукт/блюдо.

Возможности системы по работе с отчетами

1. Система StoreHouse формирует следующие виды отчетов:

• ведомость остатков,
• движение товара,
• оборотная ведомость товаров,
• обороты по документам,
• товарный отчет,
• последний приход/расход,
• расчеты с поставщиками/получателями,
• анализ поставщиков,
• книга покупок/продаж,
• журнал проводок,
• движение продуктов в производстве,
• заявка на закупку товара
• акты реализации,
• анализ реализации,
• сводный анализ реализации,
• расход продуктов по нормам рецептур
• относительные суммы по продажам,
• продажи по дням,
• продажи по категориям,
• продажи блюда,
• список блюд,
• список рецептов,
• список калькуляций по продажам
• калькуляции по продажам,
• калькуляции по дням.

2. Гибкое управление условиями отбора позволяет строить отчеты:

• за период или на конкретную дату,
• по конкретному складу,
• по поставщикам или получателям,
• по товарной группе или отдельному продукту,
• учитывая лишь те продукты, остатки суммы по которым соответствуют определенному заданному условию,
• учитывая лишь те продукты, суммарные остатки по которым соответствуют заданному условию.

3. Отчеты могут быть экспортированы в Word, Excel и другие Windows-приложения.

4. Система в обязательном порядке информирует пользователя о несоответствии фактических остатков продукции на складе максимально/минимально допустимому запасу.

Возможности администрирования склада

Приложение SDB Manager, которое входит в состав системы складского учета StoreHouse, дает возможность администрировать права пользователя, то есть разграничивать доступ, используя систему паролей.

Возможности системы по индивидуальной настройке склада

В зависимости от индивидуальных предпочтений пользователя, система автоматизации склада StoreHouse позволяет производить следующие настройки:

• закрытие периода (запрещает изменение данных за указанный  период времени);
• ведение протокола (хранит данные по всем изменениям в документах с указанием имени пользователя, времени, даты и характере изменений);
• задание варианта нумерации документов и продуктов.