Комплексная автоматизация гостиниц. Профессиональная система "UCS-Shelter"

Новая разработка от UCS - система Shelter. Она в корне отличается от других программных продуктов фирмы, так как здесь автоматизированы такие процессы как поселение, выселение, бронирование, работа со счетами гостей и другое. Все программы связаны между собой, это значит, что передача данных производится автоматически. Таким образом, устанавливая в барах и ресторанах гостиниц UCS R-Keeper систему, систему автоматизации гостиниц UCS Shelter, складскую систему UCS StoreHouse, Вы производите комплексную автоматизацию гостиницы.

Краткое описание возможностей системы UCS Shelter

Крупные задачи, решаемые системой:

• автоматизация служб размещения и бронирования;

• поддержка единой системы безналичных платежей для клиентов и гостей;

• управление внутренними ресурсами гостиниц;

• многофакторный анализ деятельности гостиниц;

• ведение базы данных гостей;

• автоматизация текущей деятельности гостиниц;

• взаимодействие с другими системами.

В функции UCS Shelter так же входит поддержка иерархических счетов (или «фолио») с возможностью задать ограничения на трансферты и на транзакции, с зачислением сумм по факту оказания услуги или автоматически. Кроме того, предусмотрены продажа услуг комбинированными пакетами с возможностью многоуровневого перерасчета фактической стоимости, тарифы/тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое и специальное резервирование, по номеру или по типу номера. В счёт гостя автоматически вносится информация о просмотре телевидения, совершенных звонках и счетах ресторана.

Система UCS Shelter представляет собой набор модулей и ядро, обеспечивающего их интеграцию и разграничение полномочий пользователей. Такая реализация системы позволяет собирать автоматизированные рабочие места с требуемой функциональностью, а так же без перекомпиляции системы расширять и заменять различные функции.

Рабочими местами могут быть, например:

 Портье

• информация о планируемых выездах и заездах гостей;

• информация о наличии свободных мест в гостинице;

• информация о счетах гостей;

• ввод данных о заездах (check-out, check-in);

• размещение гостей;

• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из одного номера в другой);

• резервирование (служебное  или индивидуальное);

• информация о загрузке и количестве брони на указанный период;

• информация о типе и количестве заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;

• информация о внесении депозитов за бронь;

• работа со счетами гостей;

• внесение на счета гостей информации об оказанных услугах и соответствующих платежах;

• печать и выставление счетов клиентам;

• печать дневных отчетов;

• информация обо всех платежах и услугах;

• создание мастер-фолио;

• возможность ведения истории болезни гостя, если система устанавливается в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги;

• возможность ввода услуги страхования гостей (с выдачей страхового полиса);

• доступ к архиву счетов;

• предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля (для иностранных гостей).

Отдел бронирования

• резервирование (индивидуальное, групповое или служебное) по комнате или же по типу комнаты, а также отмена резервирования;

• печать подтверждений по брони;

• анализ ожидаемой и текущей загрузки;

• информация о внесении депозитов за бронь;

• просмотр истории гостя.

Бухгалтерия

• распределение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов;

• анализ расчетов с турагенствами и иными  компаниями;

• выставление клиентам счетов к оплате;

• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы;

• доступ к архиву счетов.

Офис руководителя хозяйственной службы гостиницы (housekeeping)

• управление различными службами сервиса гостиницы;

• контроль состояния номерного фонда;

• информация о санитарном состоянии номеров гостиницы;

• получение отчетов о работе сервисных служб;

• организация «бюро находок»;

• автоматизация управления персоналом (например, службой горничных);

• ведение справочника и индивидуальных особенностей номеров;

• анализ текущего состояния номеров;

• управление статусом номера (например: чистый, грязный, неисправен, вне продажи);

• прочие отметки (смена белья, полотенец, халата, требуемый вид уборки или ремонта ).

Офис программиста

• управление интерфейсом с системой R-Keeper;

• управление интерфейсом с телефонной станцией (ТС);

• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии указанного класса телефонного доступа в номере (если поддерживаться установленной телефонной станцией);

• управление интерфейсом с кабельным/спутниковым телевидением;

• информация о сеансах просмотра платного телевидения;

• поддержка архива произведенных телефонных переговоров;

• настройка прейскурантов на разные внешние линии;

• настройка под требуемую телефонную станцию любой емкости;

• управление телефонной стацией: подключение/отключение телефона при въезде/выезде гостя;

• подготовка для бухгалтерии отчетно-финансовых документов.

Офис финансового директора

• ведение справочников предоставляемых гостиницей услуг;

• определение пакетов услуг гостиницы;

• определение типов, стоимости, а также индивидуальных особенностей номеров;

• определение тарифов и возможность их связи с заданными временными периодами;

• определение типов/категорий гостей;

• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по «фолио»; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям; обороты по операциям с расшифровкой; загруженность номерного фонда за период; список транзакций за любой период; отчет по группам/организациям; отчет по тарифам;

• управление справочником типов номеров;

• управление пакетами услуг и их тарифами;

• изменение расценок на определенные услуги гостиницы;

• получение отчетов всех видов и многое другое.

Касса

• расчет с гостями за предоставленные им услуги по проживанию;

• полный расчет за все услуги, предоставленные гостю за период его проживания в гостинице;

• расчет с гостями за дополнительные услуги;

• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но сторонним клиентам;

• возврат денег;

• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа (чека).